К сожалению, нет точной даты, когда образовался архив Красногорского района, но, предположительно это случилось в начале тридцатых годов. О работе сектора мы беседуем с его начальником Н.С. Степановой.
- Наталья Сергеевна, когда отделы архива были переданы в ведение местной власти?
- Это случилось в 1991 году. Тогда архивы стали отделами исполкомов и районных Советов. А когда исполнительные комитеты были упразднены, то мы стали сектором администрации.
- Сколько документов у вас находится на хранении? Раньше в районе было много организаций и предприятий. Со всеми ли вы работали и работаете в настоящее время?
- Начну с того, что в архиве УР хранятся пять миллионов документов. В нашем секторе - 23 тысячи. Каждый год происходит пополнение примерно на 500 документов. Работаем мы не со всеми организациями, для нас важно, чтобы была представлена история района. Например, из образовательных учреждений у нас представлена только Красногорская школа и отдел народного образования. Есть на хранении документы ликвидированных предприятий - колхозов, совхозов, Валамазского стеклозавода, Агропромхимии, ПМК-22 и ряда других.
- Какого характера документация?
- Сейчас мы работаем с 55-ю организациями. Они предоставляют управленческие документы, которые хранятся вечно - постановления, приказы, бухгалтерские документы. Кроме этого - документы по личному составу, при этом, если организация действующая, то они находятся на местах. Если раньше они хранились 75 лет, то сейчас этот срок снижен до 50.
- Это довольно долгие сроки. Есть ли какие-то технические требования к хранилищам?
- Обязательно. Они оговорены специальными правилами сохранности документов. Температура в них должна быть 17-19 градусов, влажность 50-55 %. Для того, чтобы соблюсти эти условия у нас имеется кондиционер, погодная станция, в летнее время она образует пар - таким образом поддерживаем необходимую влажность.
- Хватает ли места? Всё-таки, 500 документов в год, если собрать воедино, составляют внушительный том.
- В своё время мы заменили деревянные полки металлическими стеллажами, которые намного вместительнее, так что, лет на пять ещё хватит. А дальше - будем думать.
- Хранить документы - это одно, но ведь вы же ещё работаете по запросам. Какие из них более востребованы?
- В основном, по личному составу. Лицевые счета, приказы по приёму и увольнению. Обычно люди запрашивают их при выходе на пенсию. Бывает, что просят документы постоянного хранения - постановления и распоряжения о выделении земельных участков по строительство, документы о награждении.
- Большинству, наверное, архивная работа кажется неинтересной, скучной. Разубедите меня.
- Сейчас я просто покажу часть моей каждодневной работы. Допустим, приходит запрос из пенсионного фонда. Я открываю специальную программу, "деловая почта" называется.
Вот, как раз пришёл очередной запрос с электронной подписью. Сначала я его распечатываю, копирую файл себе в базу. После этого надо зайти в республиканскую базу. Запрос может прийти от любого архива, от любого МФЦ на территории республики. Я должна его зарегистрировать, сразу отправить ответ, подготовив и прикрепив справку. Пока я всё это делаю, успевает прийти ещё несколько запросов. Скучать не приходится.
- То есть, бумажной работы совсем не остаётся?
- И бумажной работы тоже хватает. Вот мне запрос пришёл, я его зарегистрировала. Дальше я беру бумагу, иду с ней в хранилище, достаю с полки коробку с документами, ищу нужный, выписываю, оформляю его в электронном виде и отправляю.
Кроме запросов, уже говорила, есть работа с организациями. Мы начинаем с нуля - разрабатываем номенклатуру, составляем опись документов, подшиваем, пропускаем всё это через комитет по делам архивов, где они проходят согласование. Мне нужно их зашифровать, каждому присвоить номер, разложить в коробки, приклеить ярлыки, и положить туда, где хранится соответствующий фонд. Чтобы, когда вы, Александр Анатольевич, пришли и попросили такой-то номер газеты за такой-то год, я могла без труда его найти.
- Наверное, интересно изучать старые документы?
- Да, есть такие, которые датированы 1925 годом. Когда работаешь, допустим, с каким-то решением, постановлением исполкома - там же протокол написан в режиме реального времени, то с увлечением читаешь живое обсуждение вопросов повестки дня. Интересно было изучать документы по стеклозаводу, когда нам в конце девяностых годов привезли их прямо в мешках из-под сахара. Или когда составляем исторические справки и из отдельных фактов составляется общая история организации. Всё это совсем не скучно.
Не случайно славянское слово "хранить" родственно греческому "хронос" - время. Это драгоценный ресурс, который, к сожалению, не возобновляется, но можно сохранить силами архивистов. И мы за многовековой путь прошли от пергамента к оцифровке документов. Это очень кропотливый труд, мы каждый листочек сканируем и отправляем в базу данных республиканского архива. Может быть, лет через сто уже не будем искать нужный документ по многочисленным ящикам, а будем получать информацию нажатием нескольких клавиш.
Фото автора