Организация хранения документов – это целенаправленная система мер, задача которых заключается в рациональном размещении документов, подлежащих архивному хранению. Современная организация обеспечивает не только физическую сохранность документов, но и создает оптимальные условия для дальнейшего использования архивных документов.

Учитывая темп современной жизни, требующей оперативности предоставления информации, приказом Росреестра от 05.09.2014 № П/426 утверждена Стратегия архивного хранения и перевода в электронную форму правоустанавливающих документов и кадастровых дел. Согласно данной стратегии, весь бумажный архив кадастровой палаты планируется перевести в электронный вид.

Преимущества электронного архива над бумажным очевидны. В первую очередь, это скорость предоставления истребуемой информации. Также электронный архив не требует огромных помещений и информация в нем надежно защищена.

Как поясняет заместитель начальника отдела архивного хранения кадастровой палаты по КБР Аскер Дугужев, с 2011 года практически вся документация поступает в учреждение уже в электронном виде. Документы, поступившие до указанного срока, подлежат переводу в электронный вид сотрудниками отдела самостоятельно.

Стоит отметить, что в архиве кадастровой палаты по КБР хранится более 267 тысяч кадастровых дел в бумажном виде. На сегодняшний день специалистами отдела уже оцифровано порядка 110 тысяч кадастровых дел.

Кадастровые дела – это пакет документов, на основании которых сведения об объекте недвижимости были внесены в Единый государственный реестр недвижимости или на основании которых были внесены изменения в характеристики объектов недвижимости.

"Работа по переводу в электронную форму кадастровых дел направлена на повышение качества и совершенствования самой процедуры предоставления государственных услуг Росреестра. Конечная цель нашей работы – это степень удовлетворенности заявителя", - добавил Аскер Дугужев.

К концу этого года планируется перевести в электронный вид порядка 26 тысяч кадастровых дел. А к концу 2020 года бумажный архив кадастровой палаты по КБР полностью должен быть электронным.