Приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 14.12.2023 №394 утверждены Правила нотариального делопроизводства, которые вступили в силу с 11.01.2023. Кроме того, с указанной даты вступил в силу приказ Минюста России от 14.12.2022 №393 "Об утверждении Типовой номенклатуры дел нотариуса".
Новые Правила регулируют документирование и документооборот со дня создания или получения документов до передачи их в архив или уничтожения, включая порядок работы с документами, контроль, ведение и заполнение документов, связанных с совершением нотариальных действий, составление номенклатуры дел, подготовку документов к хранению или уничтожению.
Необходимость утверждения новых Правил была обусловлена принятием Федерального закона от 14.07.2022 №339-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации", в котором законодателем было определено понятие нотариального архива. Ранее документы, которые формировались у нотариуса за период его деятельности, хранились у него, а в случае сложения нотариусом полномочий – передавались в составе архива на временное хранение другому нотариусу. После вступления в силу новых Правил, документы нотариусов после 10 лет хранения будут передаваться в нотариальный архив нотариальной палаты субъекта Российской Федерации. Это позволит обеспечить надежные условия сохранения нотариальных архивных документов, обеспечит удобный механизм поиска и получения копий архивных документов гражданами.
Согласно Основам законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 №4462-1, до передачи нотариальных документов в нотариальный архив нотариус обязан сделать копии всех имеющихся в деле нотариальных документов на бумажном носителе в виде их электронных образов и передать их на хранение в единую информационную систему нотариата (ЕИС). С учётом объёма номенклатурных дел нотариуса, а также срока, оставшегося до достижения им предельного возраста пребывания в должности нотариуса, нотариальная палата вправе принять решение об изготовлении указанных копий и о передаче их на хранение в единую информационную систему нотариата уполномоченным работником нотариальной палаты.
С 2023 года номенклатуры дел нотариуса и описи дел формируются в реестре ЕИС, согласно приказу Минюста России от 30.09.2020 №225 "Об утверждении Порядка ведения реестров единой информационной системы нотариата, внесения в них сведений, в том числе порядка исправления допущенных в таких реестрах технических ошибок", без формирования номенклатуры дел на бумажных носителях. Опись дел за 2023 год теперь осуществляется по новой номенклатуре с применением новых индексов дел и сроков хранения.
Для граждан необходимо знать, что в новых Правилах изменился порядок регистрации наследственных дел. Для начала производства по наследственному делу нотариус регистрирует наследственное дело в реестре наследственных дел ЕИС, в котором наследственному делу будет присваиваться уникальный номер. Запись в реестре будет автоматически формироваться в книге учёта наследственных дел в ЕИС. В случае невозможности регистрации по техническим причинам поступившего документа или последующего заявления в книге учёта наследственных дел ЕИС, указанный документ или заявление регистрируется в книге учёта наследственных дел на бумажном носителе.
С учетом нововведений, новые Правила направлены на оптимизацию работы нотариальных контор и облегчение процесса сдачи нотариусом документов, образуемых в его работе, в нотариальный архив нотариальной платы, для обеспечения удобного механизма поиска и получения гражданами копий архивных документов, обеспечение их сохранности.
На территории Амурской области контроль за исполнением Правил нотариусами, занимающимися частной практикой, осуществляется комиссией в составе представителей территориального органа – Управления Минюста России по Амурской области и Нотариальной палаты Амурской области.