Полномочия по созданию Реестра возложены на Федеральную налоговую службу Федеральным законом от 23.06.2016 № 219-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный закон "Об актах гражданского состояния".

Основа единого Реестра - это программное обеспечение, разработанное ФНС России, в котором осуществляется государственная регистрация всех видов записей актов, производятся действия, касающиеся изменения уже существующих записей, в том числе действия по выдаче повторных документов.

Фактически создана единая облачная среда, в которой уполномоченные сотрудники органов ЗАГС, после подтверждения права на доступ к системе, смогут выполнять любое действие по государственным услугам в сфере актов гражданского состояния, используя при этом все преимущества централизованной системы хранения данных. В частности:

- онлайн доступ к ранее составленным актовым записям независимо от места их нахождения на территории Российской Федерации, который в ряде случаев необходим для совершения того или иного действия органом ЗАГС;

- по мере включения ранее составленных актовых записей в реестр появится возможность прямо в день обращения получить повторный документ: свидетельство или справку, даже если сама запись хранится в другом субъекте РФ;

- осуществление проверки достоверности (уникальности) вносимых данных;

- единая система присвоения уникальных номеров входящим и исходящим документам;

- возможность появления новых сервисов для граждан, как например предоставление в личном кабинете ЕПГУ сведений из записей актов о себе и своих несовершеннолетних детях;

- перспектива в будущем использовать сведения Реестра ЗАГС как основной источник формирования Реестра населения;

- взаимодействие всех участников системы актов гражданского состояния - органов ЗАГС разных субъектов РФ только в эл- представление сведений уполномоченным органам автоматизированным способом в электронном виде в среде СМЭВ.

ФГИС "ЕГР ЗАГС" является составной частью единого федерального информационного ресурса и объединяет в себе все записи актов гражданского состояния, начиная с 1926 года.

Внедрение системы позволяет сотрудниками органов ЗАГС регистрировать акты гражданского состояния и совершать юридически значимые действия в электронном виде. Граждане смогут получать услуги ЗАГС независимо от места их проживания и места хранения информации.

Сотрудниками органов ЗАГС была проделана огромная подготовительная работа, которая продолжается и в настоящее время. Работа началась с создания справочника сельских советов, наделенных полномочиями по регистрации актов гражданского состояния с 1926 года по 1999 год, с 2000 по настоящее время, как существующих так и несуществующих с/с/, например таких как Новокадышевский с/с, Мордовско-Полянский с/с, Лысогорский с/с, Ново-Русско-Пошатский и др. Затем была проведена очень трудоемкая работа по сверке книг актовых записей (1и 2-х экземпляров), так как актовая запись составлялась в двух экземплярах во время регистрации акта гражданского состояния. Первый экземпляр хранится в органе ЗАГС, где составлена данная запись, второй экземпляр направлялся в архив Республиканской службы ЗАГС. Так как актовые записи передавались из сельских Советов, то многие записи (именно первые экземпляры были утеряны при передаче, либо были уничтожены различными чрезвычайными ситуациями, например при пожаре). Сверялась каждая актовая запись, каждая страничка книги, в ходе данной сверки нами выявлены около 10 тыс. отсутствующих записей о регистрации рождения, смерти, заключения брака, прекращения брака за период с 1926-1950-е г.г.. Отсутствующие записи были изъяты из вторых экземпляров, отсканированы. Конечно данные случаи характерны для уже несуществующих сельских Советов, которые прекратили свое существование в 50-е годы. В данный момент сотрудники Ельниковского ЗАГСа работают по вводу данных отсутствующих выявленных записей в электронную базу отдела ЗАГС. С августа 2019 года ведется работа по конвертации актовых записей электронной базы во ФГИС ЕРГ ЗАГС. В 2019 году было сконвертировано около 35 тыс. актовых записей, в 2020 году до 1 ноября необходимо сконвертировать около 75 тысяч. До 2021 года единый информационный реестр населения должен быть уже создан. Над этим работают все ЗАГСы Российской Федерации. Если до этого документы заявителю мы выдавали при обращении в орган ЗАГС, где эта запись была составлена, т.е.повторное свидетельство о браке можно было получить только в том ЗАГСе, где брак зарегистрирован, свидетельство о рождении, где зарегистрировано рождение. И если человек проживает в другом регионе, то на это уходило много времени, чтобы отправить запрос по почте в наш отдел, потом документ получить в ЗАГСе по месту проживания. На данный момент уже есть случаи выдачи документов заявителям по месту обращения при помощи сконвертированных записей актов, пока пробные случаи, был у нас такой случай с органом ЗАГС из г. Самары, все будет возможно с 2021 года, т.е. когда завершится работа по созданию единого информационного реестра.

Есть уже изменения в нашей работе, например, вместе с запросом в другой отдел ЗАГС РМ, или в другой регион, заявитель должен отправить уже оплаченную госпошлину либо за выдачу повторного свидетельства, либо за выдачу справки из архива. Ранее госпошлина уплачивалась в ЗАГСе по месту обращения заявителя, после того как документ поступал в ЗАГС.

Сейчас возможно подать заявление на регистрацию заключения брака за год, а не за месяц как это было ранее, как непосредственно в отделе ЗАГС, так и через ЕПГУ.

До 2020 года в архиве нашего отдела ЗАГС хранились книги с 1919 года, в январе этого года книги с 1919 по 1925 год передаются на хранение в Центральный государственный архив Республики Мордовия. Поэтому все запросы касаемо данного периода мы теперь будем отправлять в ЦГА РМ.