В соответствии с Федеральным законом от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде" с 1 января 2020 года в России вводятся электронные трудовые книжки.
С 1 января 2020 в России начнется постепенный переход с трудовых книжек в бумажном виде на их электронный формат. Данный переход будет осуществляться с добровольного согласия человека.
По Закону работодатель обязан до 1 июля 2020 года уведомить своих сотрудников об изменениях в трудовом законодательстве. А сами работающие граждане, у которых сейчас есть в наличии трудовые книжки, смогут в течение всего будущего года сделать свой выбор и подать работодателю соответствующее заявление, в каком формате будут дальше заноситься сведения об их трудовой деятельности – "на бумаге" или же в электронном виде. Данное заявление необходимо будет подать до 31 декабря 2020 года.
Тем гражданам, кто сделает выбор в пользу электронного формата, бумажные трудовые книжки будут выданы на руки, дальнейшее же ведение ТК будет продолжено в электронном виде. В случае увольнения работодатель предоставит сведения о трудовой деятельности по специальной форме либо в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью. Даже если работник потеряет этот документ, то все сведения всегда можно получить из базы данных ПФР.
Если работник выбирает бумажную трудовую книжку или не подал указанное заявление, то работодатель продолжает ее вести и при увольнении выдает ее на руки.
У тех граждан, которые впервые устроятся на работу с 2021 года, сведения о трудовой деятельности будут вноситься только в электронном виде.
Что касается работодателей, то начиная с января 2020 года, они будут ежемесячно предоставлять в ПФР в электронном виде (по защищенным каналам связи) данные о трудовой деятельности и стаже на каждого своего сотрудника, у которого в истекшем месяце произошли кадровые изменения, такие как, сведения о приеме на работу или увольнении, сведения о любых изменениях, которые происходят внутри организации: перевод с одной должности на другую, из одного структурного подразделения в другое или переименование организации. То есть все сведения, которые раньше записывались в трудовой книжке, будут представляться работодателями в ПФР в электронном виде в соответствии с Трудовым кодексом.
Всю информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже работодатели будут предоставлять в пенсионные органы для хранения её в информационных ресурсах ПФР.
В случае выявления работником неверной или неполной информации в сведениях о трудовой деятельности, представленных работодателем для хранения в ПФР, работодатель по письменному заявлению работника обязан исправить или дополнить такие сведения и представить их в Пенсионный фонд РФ.
Преимущества электронной трудовой книжки:
удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности,
минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности,
дополнительные возможности дистанционного трудоустройства,
использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг и.т.д.
Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения в ПФР, что минимизирует риск потери данных.
Сведения о трудовой деятельности можно будет получить через Личный кабинет на сайте ПФР или портале госуслуг, через соответствующее приложение на смартфоне, а также бумажную "версию" через МФЦ в режиме онлайн и клиентской службе ПФР.
ВАЖНО! При увольнении и новом трудоустройстве теперь информация будет работником представляться работодателю либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том, и в другом случае работодатель переносит данные в свою систему кадрового учета.