Многим знакомо чувство, когда весь день пробегал, как белка в колесе, но в итоге похвастаться выдающимися результатами не можешь. И это касается не только домашних, но и рабочих обязанностей, за выполнение которых, кстати, ещё и спросят. И если не услышат должный ответ, отчитают, а может, и премии лишат. Как бы то ни было, в сутках 24 часа, из которых врачи настоятельно советуют спать 8. На всё про всё остаётся несчастных 16 часов: стандартных 9 (с учётом перерыва на обед) уходит на работу, и только 7 на всё остальное (воспитание детей, ведение домашнего хозяйства, саморазвитие, отдых), чего явно недостаточно. И что делать? Британские учёные, а так же авторы множества тренингов и книг по психологии за долгие годы работы над этой задачей смогли сформулировать несколько правил, как следует поступать в таком случае и как нет.
Специалисты в области правильного распоряжения временем в голос заявляют, что убеждение будто чем больше мы трудимся, тем больше должны успевать, всего лишь заблуждение, от которого следует отказаться. Взамен этому они просят всего лишь пару раз в спокойной обстановке сесть за стол и как можно подробнее описать, на что ежедневно вы тратите своё время и чему его, по вашему мнению, стоит посвящать. Идеальным вариантом считается весь день провести с блокнотом в руках и поминутно фиксировать, сколько из отведённых часов вы тратите и на достижение каких целей. Кстати, пункты "листал ленту новостей" или "переписывался с другом/подругой", а также "пил чай с коллегами" или "ничего не делал" следует указывать в первую очередь. И чего мы добьёмся? Всё просто: после этого вы сразу заметите, куда ушли драгоценные минуты, ведь обнажатся так называемые "пожиратели времени".
Рано или поздно многие и нас сталкиваются с этим понятием, обозначающим незаметные, на первый взгляд, дела и привычки, как зависящие от нас, так и неконтролируемые. Допустим, никто не знает, как долго придётся просидеть в очереди на приём к врачу или сколько потребуется времени на покупку необходимого. Не забывайте, про форс-мажоры вроде заклинившего ключа или стихийного бедствия, которые могут застать вас врасплох. Тем не менее, львиную часть "пожирателей" укротить всё же можно. "Утром я теряю до 20 минут на то, чтобы определиться с нарядом и подготовить его к выходу", - выяснила подруга, решившая пойти на эксперимент. И не пожалела: теперь она готовит одежду вечером, а утро посвящает утренней зарядке, для которой раньше никак не могла найти свободную минуту.
Главными "пожирателями времени" по праву считают Интернет и социальные сети. Тут тоже всё просто: поставьте на свой карманный гаджет приложение, ограничивающее пребывание на тех или иных сайтах. Такие помощники бесплатны и элементарны в использовании. Помните, как только вы "узнаете врага в лицо", вы поймёте, как с ним бороться.
Играем по правилам
Наиболее эффективно рабочий день, согласно правилам тайм-менеджмента (технология организации времени и повышения эффективности его использования), вы можете провести, начав его с планирования. Планирования не в голове, а на бумаге либо при помощи виртуальных помощников вроде приложений, напоминающих вам о том, что забыть никак нельзя. Важно помнить, что записывать и выполнять задачи следует по степени их значимости, иначе вы вновь рискуете остаться у разбитого корыта. Кстати, психологи сообщают о пользе вычёркивания выполненных дел из списка: с физическим действием человек наиболее ярко ощущает удовольствие от достижения цели, что и стимулирует его на новые профессиональные подвиги. Планировать нужно не только короткие отрезки времени, но и строить стратегию на более долгий период - неделю, месяц, год и т. д. При этом важно, чтобы у всех задач были указаны конкретные сроки исполнения. В тайм-менеджменте существует правило, которое гласит, что 10% потраченного на рациональное планирование времени гарантирует 90% успешной его экономии на выполнение всего задуманного.
Итак, после выделения всех задач на рабочий день (опыт показывает, что крупных должно быть не более трёх) следует "съесть лягушку". Речь идёт о выполнении самого сложного и наименее приятного для вас дела — совершить звонок, провести встречу с неприятным клиентом, дописать годовой отчёт и т. д. В этом случае вас ничто не будет тяготить в течение дня, да и энергии на выполнение сего действа в начале пути, утром у вас более, чем достаточно.
Следующий шаг чем-то похож на предыдущий, только если раньше вы "ели лягушек", то теперь вам следует "полакомиться слоном" - разбить все крупные задачи на мелкие. Помните, в школе говорили: "Чтобы успеть прочесть большое произведение в срок, следует читать каждый день понемногу"? Тут примерно то же самое. Поверьте, в психологическом плане вам будет комфортнее работать без "авралов" и бесконечных требований со стороны руководства поторопиться.
Важно делать перерывы. Через каждые 45 минут усердной работы следует делать 10 - 15-минутный перерыв. Лучший отдых — это смена деятельности, поэтому, если вы работаете за компьютером, отвлечение на социальные сети за тем же компьютером ваш мозг откажется воспринимать, как отдых. Идеально в данном случае будет вообще покинуть кабинет и уделить время перерыва на разговор с коллегами на отвлечённые от работы темы, выпить чашку чая или подышать свежим воздухом, выйдя на улицу.
Что ещё может помочь успевать делать не только больше, но и качественнее? Делегирование, а проще говоря, переадресация некоторых заданий другим сотрудникам. Не следует всё тащить на себе, вы не лошадь, а человек. Конечно, в некоторых случаях работает мудрость: "Хочешь, чтобы что-то было сделано хорошо - сделай это сам", но не всегда. Кстати, часто мы тратим наше время на пустые разговоры, которые нам сложно контролировать из-за боязни обидеть собеседника. Но не стоит пренебрегать ценой вашего времени. Поэтому в начале разговора, особенного, касающегося дел, предупредите человека о том, сколько в запасе есть времени. Тогда он будет говорить чётко, не отвлекаясь на неважные детали и подробности, а вы избежите "простоя" в работе. Не забывайте делать выводы, поводить итоги, тогда вам будет легче понимать, движетесь ли вы к поставленной цели.
Умение рационально тратить своё время — одно из важнейших для современного человека, желающего быть успешным во всех сферах жизни. Этому следует учиться каждый день, не только изучая теорию и практику предшественников, но и на личном опыте, внедряя систему планирования и постановки целей в обыденной жизни.