Встреча была организована с участием главного редактора медиагруппы "Центр", заместителя председателя оргкомитета соревнований Вероники Ивановой и начальника отдела массовой физкультуры и адаптивного спорта Минспорта УР Ирины Ульенко.

Такие соревнования проводятся в республике впервые. Основные вопросы, которые обсуждались на заседании, касались организации подвоза шахматистов до места проведения соревнований, а также готовности объектов, где будут соревноваться и проживать спортсмены. По словам Вероники Ивановой, мероприятие, которое состоится в Дебёсах внесено в единый календарный план Министерства спорта России. А это значит, оно должно быть организовано и проведено на высочайшем уровне. Ожидается, что в соревнованиях примут участие 250 шахматистов из 20 регионов России, в том числе из Бурятии, Коми, Татарстана, Башкортостана, а также Челябинской, Самарской областей и Пермского края. Приём заявок от участников завершится 10 января.

Дебёсы – сложная по геолокации территория. Поэтому, как отметила Ирина Ульенко, было принято решение встречать шахматистов на железнодорожных станциях Кеза и Балезино. Соответственно должен быть организован и их подвоз до Дебёс. Участники заседания пришли к выводу, что автобусы будут выделены Администрацией Дебёсского района и Администрацией Главы и Правительства УР. В пути от железнодорожных станций до места проведения всероссийских соревнований шахматистов будут сопровождать сотрудники ГАИ.

Шахматный турнир будет организован на базе Дебёсского политехникума. Питание и проживание спортсменов также находится на контроле этого учебного заведения. Как отметила его директор Татьяна Головизнина, для проживания шахматистов будут подготовлены два общежития политехникума. Также разработано и согласовано со специалистами Роспотребнадзора УР меню участников всероссийских соревнований.

Немаловажное внимание в ходе оргкомитета было уделено церемонии открытия и закрытия всероссийского турнира по шахматам. Торжественные мероприятия планируется провести в Дебёсском ЦКР и парке культуры и отдыха "Чупчипал". Участников соревнований ожидает интересная культурная программа, для них готовится сувенирная продукция.

В рамках всероссийкого турнира по шахматам в Дебёсы ожидается приезд не только спортсменов из разных регионов, но и журналистов. Они будут вести онлайн фото- и видеотрансляцию соревнований в соцсетях, готовить материалы в свои СМИ. Дебёсцы впервые будут встречать на своей земле участников всероссийских соревнований по шахматам со всей страны. И смогут воочию увидеть, как проводятся соревнования такого высокого уровня.