Не секрет, что в районе существует муниципальный архив, но свой архив имеется также в каждой организации. Чтобы узнать, какие документы в нём хранятся и как они используются, обратилась к сотруднику филиала Республиканского Центра занятости населения "Центр занятости населения Дебёсского района" Елене Александровне Аверкиевой. Она ведёт архив учреждения уже более 20 лет.

Архив в каждой организации разный и зависит от специфики работы. Как и в других учреждениях, в ЦЗН Дебёсского района инспектор I категории Елена Аверкиева совмещает ведение архива со своими основными должностными обязанностями.

– Кто-то может подумать, что в архиве особо нечего делать, но это совсем не так, – говорит Елена Александровна. – Это трудоёмкая работа, требующая усидчивости и внимания. Когда понимаешь, что этим архивом будут пользоваться ещё много лет, осознаёшь всю ответственность его правильного ведения. По профессии я не архивист и азам ведения архива училась лишь на специальных недельных курсах. Многое в понимании, как именно нужно с ним работать, пришло только с опытом. Если возникают какие-то сложности, на любой мой вопрос ответят коллеги из отдела по делам архивов Администрации района: начальник отдела Анна Афанасьева, специалист-эксперт Кристина Опарина и ведущий специалист-эксперт Ирина Перевозчикова. Это очень грамотные специалисты, которые всегда готовы помочь, и я благодарна им за наше сотрудничество.

Справка. День архивиста
24 ноября 2020 года на заседании 29 сессии Госсовета УР в окончательном чтении принят закон «О праздничных днях и памятных датах Удмуртской Республики». Он установил 19 памятных дат и 14 праздничных дней в Удмуртии, в том числе День архивиста 2 октября. Архивисты России отмечают свой профессиональный праздник, День архивов, 10 марта. Он был установлен 5 марта 2003 года решением коллегии Федеральной архивной службы России.

В помещении, в котором располагается архив, документы хранятся в особых условиях. Они располагаются в несгораемых стеллажах при соблюдении определённого температурного режима и уровня влажности, освещения. Это необходимо для того, чтобы бумаги оставались в целости как можно дольше. Всего на полках в белых бумажных папках хранятся около двух тысяч документов. Длинный ряд папок на одной полке – это сформированные дела всего лишь за год. В основном личные дела безработных граждан, которые состояли на учёте в службе занятости.

Работа действительно кропотливая: при передаче в архив Елена Александровна складывает каждый документ в дело в хронологической последовательности – в каждом не более 250 листов, пронумеровывает, подшивает в папки. Для каждого дела оформляет внутреннюю опись документов и лист-заверитель, где указывает количество листов и особенности нумерации, изменения в составе и состоянии дела. В зависимости от ценности документы хранятся временно или постоянно. Документы, которые образовались до 2003 года, – 75 лет. Документы с начала 2003 года – 50 лет. Ценность документа определяет экспертная комиссия учреждения Центра занятости населения Дебёсского района в соответствии с нормативными документами.

– Документы в архиве не лежат "мёртвым грузом", – добавляет Елена Александровна. – С ними приходится работать почти каждый день. Люди часто обращаются в учреждение за архивными справками. Чаще всего, например, когда оформляют документы на пенсию. Поэтому каждый человек хотя бы раз, но обратится к нам.