В Княгининском районе, согласно исторической справке, архив был образован в январе 1965 года при райисполкоме Княгининского районного Совета депутатов. Архив и по сей день осуществляет комплектование, учет документов, обеспечивает их сохранность и доступность для населения и организаций района.
Зачастую работа сотрудников архива незаметна. Но каждый новый день приносит им новые хлопоты. Для предоставления верной информации гражданам требуется внимательность и аккуратность. И работники архивов делают все возможное, чтобы мы получили ответы на запросы качественно и в срок.
О работе Княгининского районного архива нам рассказала его заведующая О.Л. Родионова (на снимке).
- Ольга Леонидовна, какое количество фондов состоит на учете в архиве? Сколько документов находится на хранении на данный момент?
- В архиве на учете состоят 142 фонда (это организации, от которых поступили и поступают на хранение документы). В настоящее время архив регулярно пополняется из 29 организаций, которые ежегодно сдают документацию постоянного хранения и описи дел на документы. Общее количество документов на хранении – 25456 единиц. Фондов личного происхождения (документов, образовавшиеся в процессе жизни отдельного лица, семьи, рода) в Княгининском районном архиве не имеется.
В некоторых фондах архива есть документы даже 1930 года. Это книги протоколов общих собраний схода граждан (колхозников), книги протоколов заседаний членов правления колхозов, годовые отчеты, производственно-финансовые планы, земельно-шнуровые книги, похозяйственные книги.
В архиве находятся документальные материалы постоянного (вечного хранения), долговременного и временного хранения. Это напрямую зависит от их типа и вида.
- Насколько востребована информация, хранимая в архиве, и с какими запросами люди чаще всего обращаются к вам?
- С запросами о документальном подтверждении сведений в архив обращаются как граждане, так и организации. В основном нужны данные, касающиеся подтверждения трудовой деятельности (стажа работы и заработной платы для оформления пенсий). Также граждане запрашивают копии правоустанавливающих документов на землю и недвижимость, копии распоряжений и постановлений, выписки из распоряжений и постановлений сельских, городской и районной администраций. В течение 2020 года в архив поступило около 400 запросов. Каждый из них требует кропотливой работы архивариуса.
- Каковы сроки рассмотрения запросов?
- Срок исполнения запросов граждан и организаций не превышает 30 дней со дня регистрации обращения. При этом выдаются следующие информационные документы: архивная справка, архивная выписка, архивная копия, информационное письмо. Основными источниками сведений социально-правового характера являются документы в фондах учреждений, организаций и предприятий, в деятельности которых документировалась информация о данном лице.
- Как обеспечивается сохранность документов на бумажном носителе?
- Для того, чтобы сохранить документы на бумажном носителе в первозданном виде, в архиве созданы все необходимые условия. Документация разложена на металлических стеллажах и закартонирована в специальные архивные короба, которые препятствуют проникновению дневного света и пыли.
- Коснулась ли архивов повсеместная цифровизация?
- Когда-то работники архивов, отвечая на запросы, использовали только ручку и бумагу. Это отнимало у них много времени. В настоящее время в нашем районе в плановом порядке ведется учет архивных документов в электронном формате, что ускоряет рабочий процесс и повышает качество предоставляемых услуг, так как электронными файлами удобнее и проще пользоваться. Также дополнительное использование электронных файлов обеспечивает более надежную сохранность документов. На сегодняшний день ведется активная работа по системе электронного взаимодействия с органами пенсионного фонда России – мы обмениваемся информацией, необходимой для реализации гражданами своих пенсионных прав, что позволяет ускорить процедуру получения документов.
- Ольга Леонидовна, спасибо за беседу.