Архивная служба республики является одной из самых крупных на Северном Кавказе. Во многом это связано со столичным статусом Владикавказа, долгое время бывшего центром обширной Терской области, а позже столицей автономной республики. Архивы во Владикавказе начали формироваться еще в конце XVIII-начале XIX века и к сегодняшнему дню насчитывают более полумиллиона единиц хранения. Сеть архивных учреждений РСО–А представлена Центральным Государственным архивом РСО–А, Государственным архивом новейшей истории РСО–А, а также восемью архивными отделами администраций местного самоуправления муниципальных образований республики, одновременно исполняющих роль муниципальных архивов. Кроме этого, в архивную службу входит и муниципальный архив города Владикавказа – самый молодой из всех архивов, созданный в 2012 году.

Судьба муниципальных архивов и стала предметом обсуждения на ежегодной коллегии Архивной службы РСО–А, которая прошла в минувшую среду в Ирафском районе. Для многих жителей республики, если они не студенты исторического факультета или не заядлые исследователи-любители, первая встреча с архивом и его фондами происходит при выходе на пенсию. Именно тогда от человека требуются справка о том, где и когда он работал, факты его биографии. Именно тогда человек обращается к архивным службам в поисках информации, ведь согласно законодательству вся документация закрывающихся учреждений и предприятий должна быть передана в муниципальные архивы.

По данным Архивной службы РСО–А, озвученным в ходе коллегии, на сегодняшний день в муниципальных архивах республики хранятся 142 782 дела за период с 1926 по 2017 годы, из них 42 тыс. 252 дела (практически 1/3) – документы по личному составу. При этом общая штатная численность всех сотрудников муниципальных архивов 19 человек. Стоит ли говорить, что столь малая численность работников не может не отражаться на всей работе архивов. Тем не менее только за 2018 год в муниципальных архивах информацией воспользовались 6069 человек, а архивисты, кроме исполнения своих функций по хранению и обработке документации, исполнили 5473 запроса, из которых 4456 запросов были социально-правового характера, 991 – имущественного и лишь 46 запросов относились к тематическим.

Второй проблемой муниципальных архивов, которая вызвала яркую дискуссию на коллегии, является острая нехватка площадей. По статистике, приведенной главой Архивной службы Еленой Тебиевой, общая протяженность стеллажных полок муниципальных архивохранилищ составляет около 2,3 км, при этом площадь всех муниципальных архивов республики равна 684 кв.м. В пяти районах республики загруженность архивохранилищ составляет 100%, а в среднем загруженность всех архивохранилищ, включая центральные – 90,5%. При этом муниципальные архивы продолжают комплектоваться новыми фондами и, кроме этого, проводить огромную работу по внедрению автоматизации. Так, последние несколько лет в республике проводится программа по внедрению автоматизированного учета архивных документов с помощью отраслевого программного комплекса "Архивный фонд". Работа в этом направлении была начата еще в 2008 году, и сейчас можно говорить о том, что муниципальные архивы проводят ее даже успешнее, чем государственные. Так, по итогам 2018 года ими уже введена информация обо всех 767 фондах, из 142 тыс. 782 дел 113 тыс. 407 заголовков, что составляет почти 80 % от всего объема.

Особо отмечалось на коллегии, что архивисты муниципальных районов активно участвуют и в общественной жизни, проводя многочисленные тематические выставки, школьные уроки, активно привлекают школьников к участию во Всероссийском конкурсе юношеских учебно-исследовательских работ "Юный архивист", по итогам которого они не раз занимали призовые места.

Проблемы, поднятые на коллегии, как никогда, актуальны, так как 2020 год для архивистов Северной Осетии ознаменован важным событием – 100-летием со дня образования Архивной службы республики, празднование которого будет проходить в течение всего года.