– Сергей Солтанбекович, с 1 января 2020 года вступает в силу федеральный закон об электронной трудовой книжке. ПФР будет вести учет сведений о трудовой деятельности граждан. Скажите, какую информацию будут передавать работодатели в ПФР с нового года? В отличие от бумажной версии, какая еще информация будет содержаться в электронной трудовой книжке?
– Да, закон обязал работодателей с 1 января нового года ежемесячно предоставлять в электронном виде в Пенсионный фонд данные о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника: сведения о приеме на работу или увольнении с работы, о месте работы, профессии, должности и сведения о любых изменениях, которые происходят внутри организации: например, перевод с одной должности на другую, из одного структурного подразделения в другое или переименование организации. Даже на первый взгляд понятно, что по составу данных электронная версия почти идентична бумажной. Но теперь, с 2020 года, эта информация будет фиксироваться в особом разделе индивидуального лицевого счета. Планируется, что первые сведения для электронных трудовых книжек поступят в ПФР не позже 15 февраля.
– Работодатели в республике уже готовы к новым изменениям?
– Во-первых, отмечу, что все процессы будут осуществляться в рамках стандартных процедур и на основе доработанных бухгалтерских программ, поэтому работодателю нужно будет просто освоить новую версию. Вместе с тем заблаговременно начата работа со страхователями республики по разъяснению изменений, касающихся ведения записей о трудовой деятельности работающих граждан в электронном виде – им разосланы информационные письма. Весь январь мы будем активно проводить встречи с работодателями и их кадровыми службами в формате выездных консультаций, "круглых столов" и семинаров для того, чтобы донести нюансы формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде, кадровом учете и сдаче отчетности.
– А если все же работодатель внес неправильные сведения в электронную трудовую книжку работника, что тогда?
– Все поправимо. Если внесены неправильные сведения по вине работодателя, то на основании заявления работника работодатель обязан нам направить уточняющие формы отчетности.
Вместе с тем отмечу, что работодатель несет ответственность за несвоевременное, неполное либо неправильное предоставление сведений о трудовой деятельности граждан.
– Сергей Солтанбекович, конечно же, возникает вопрос: можно ли будет сохранить бумажные трудовые книжки? И в каком случае нельзя будет этого сделать?
– По закону работодатель обязан не позднее 30 июня 2020 года уведомить своих сотрудников об изменениях в трудовом законодательстве. При этом предусмотрено, что человек в течение 2020 года должен сделать выбор и написать заявление о том, в каком виде работодатель будет продолжать вести его трудовую книжку: на бумажном носителе или в электронном виде. В случае если работник выбирает новый формат, то бумажную трудовую ему выдают на руки. При увольнении работодатель предоставляет работнику сведения о трудовой деятельности по специальной форме либо в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, как выберет сам работник. Но если вдруг работник потеряет этот документ, то все сведения всегда можно получить из базы данных ПФР.
В случае если работник выбирает бумажную трудовую книжку, то работодатель просто продолжает ее вести и при увольнении выдает ее на руки. У следующего работодателя такой работник также имеет право вести бумажную трудовую книжку или изменить свой выбор.
Кроме того, если человек не написал ничего в течение 2020 года, например, был в длительной командировке, в отпуске, болел или не работал, то за ним и после 2020 года сохраняется право написать заявление о своем выборе в пользу бумажной или электронной трудовой книжки. До тех пор работодатель будет продолжать вести его трудовую книжку в бумажном виде.
Бумажную книжку не будут иметь сотрудники, которые в 2021 году впервые приступят к трудовой деятельности. Им организации будут вести сведения о трудовой деятельности только в электронном виде.
– Электронная трудовая книжка не может случайно "потеряться" или произойти утечка данных?
– Сведения о трудовой деятельности хранятся в защищенной информационной системе, которая соответствует всем требованиям по приему, хранению и обработке персональных данных. Я бы сказал, что люди гораздо чаще теряют бумажные трудовые книжки.
– Как можно будет получить сведения из электронной трудовой книжки?
– Сведения из электронной трудовой книжки можно будет получить через Личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России и на сайте Госуслуг. Информацию из электронной трудовой книжки можно будет получить также в бумажном виде, подав заявку работодателю по последнему месту работы, в территориальном органе Пенсионного фонда или в МФЦ.