Мы побеседовали с заведующим архивным сектором управления делами администрации Сосновского района Натальей Юрьевной Сергуниной о том, что такое архив, зачем он нужен и какие задачи выполняют архивисты.
- У каждого народа, города, поселка - своя история. Живя на родной земле, нельзя не хранить ее историю, поэтому архивы – это незаменимые и вполне реальные нити, которые связывают день сегодняшний с ушедшим. Однако в последние десятилетия районный архив все больше обретает социальную значимость, потому что большинство пенсионных дел граждан оформляется на основе архивных данных о стаже и заработной плате. Без архивных справок и копий не обходятся процессы приватизации жилья, его купли-продажи, а также государственной регистрации недвижимости и земельных участков. Архив реагирует на каждое событие в жизни страны, будь то повышение пенсий, пенсионного возраста, появления новых льгот - к нам сразу увеличивается поток людей.
- Наталья Юрьевна, расскажите, сколько у вас документов, что это за документы, как пополняются фонды?
- Сегодня в архиве 29 063 единиц хранения. Мы храним документы 163-х организаций, которые существовали ранее и действуют ныне на территории района. Самый ранний документ датируется 1933-м годом. 41 организация ежегодно передает документы в архив, это наши источники комплектования.
Документы у нас делятся на два вида. Управленческая документация – документы органов власти, сельских Советов, бюджетных учреждений. И документы по личному составу. Часть управленческих документов относится к особо ценным, они более информативно отражают историю и жизнь района.
- В ноябре 2019 года вы радовались переезду в другое здание, с Первомайки на улицу Крупской. Что изменилось в работе, в каких условиях хранятся документы?
- Да, третий год архив находится в здании на улице Крупской д.83. Мы благодарны нашей Администрации за постоянную поддержку и очень довольны светлым, теплым, удобным помещением. Здесь созданы хорошие условия для работы, а самое главное - оптимальные условия для хранения документов. Специальная аппаратура контролирует температуру воздуха - она должна быть не выше 19 градусов, и влажность – не выше 60 процентов. Для хранения документов создано 3 архивохранилища. Все они оборудованы металлическими стеллажами, документы хранятся в специальных архивных коробах. Пока у нас есть свободные площади для поступления новых документов. Однако в связи с преобразованием района в округ в ближайшие месяцы ожидается значительное пополнение документации из сельских поселений.
Архив в полной мере обеспечен компьютерной техникой, а также специальным оборудованием для оцифровки документов. Например, вот такой визуализатор архива Vi Ar - удобный бесконтактный сканер, подключающийся к компьютеру. Сегодня перед нами поставлена задача по переводу документов на бумажных носителях в электронный вид. Это длительный проект не одного года. Часть документов мы сканируем сами, а часть, с угасающими текстами, написанные чернилами – возим в Лабораторию обеспечения сохранности документов Нижегородской области.
- Наталья Юрьевна, сколько запросов в среднем за год поступает, есть ли нормативы на их выполнение?
- Посетителей у нас много, население обращается к нам с самыми разными вопросами, как я уже отметила ранее. В 2020-м году – исполнено 1797 социально-правовых запросов, в прошлом году исполнено 1509 таких запросов и 115 тематических. К ним относятся запросы, связанные с переименованием улиц, выписками из похозяйственных книг, поиском сведений о своих родных. Радует то, что сегодня все больше людей ведут поисковую работу, интересуются своей родословной, особенно много таких запросов с мая по сентябрь, когда в район приезжают дачники. У нас нет метрических книг, чтобы заглянуть в глубину веков, но в похозяйственных книгах сельсоветов мы можем найти фамилию, имя, отчество человека, годы его жизни, когда и где проживал, работал, служил в армии. А ведь некоторые даже отчество своих бабушек и дедушек не знают. Примета нашего времени – возросший интерес к своим корням.
На выполнение запроса дается 30 дней, но обычно мы стараемся ответить в течение двух недель. Мы ни на один день не закрывались в пандемию, потому что нельзя нарушить сроки исполнения запросов, а как вы понимаете, дистанционно эту работу выполнить нельзя, все необходимые документы в архиве.
Труд архивиста не очень легкий, бывает, на одну справку у архивиста уходит до нескольких дней. Работа проводится вручную, иногда физически нелегко снять с верхней полки тяжелую папку. Вот, к примеру, документы в Елизаровском "Старте" велись на плотной тяжелой бумаге, практически на картоне, весит такая книга около восьми килограммов!
Обратиться в архив можно лично, по электронной почте, через сайт Госуслуги , а также письмом через "Почту России", кому как удобнее. В случае необходимости специалисты архивного сектора окажут консультацию по телефону.
Хочется призвать всех руководителей предприятий и организаций более ответственно относиться к хранению своих документов и передаче их в архив, делать это вовремя. Это во многом облегчит поиск необходимой информации гражданами.
- Сегодня на слуху проект "Книга памяти". Расскажите об этом.
- По поручению президента РФ в июне прошлого года архивами начата большая работа по созданию электронной Книги памяти малых населенных пунктов. Нам необходимо внести в информационную базу имена тех воинов Великой Отечественной войны, которые остались неучтенными. В основном это мужчины, вернувшиеся с войны и умершие в 50-60 годы. Просим всех жителей района, родственников, потомков участников войны, у кого сохранились подлинные документы, фотографии, письма с фронта, принести их в архив либо в краеведческий музей, где мы их отсканируем и вернем. Таким образом, мы дополним сведениями имеющиеся базы данных, внесем в Книгу памяти новые имена наших героев-фронтовиков. Огромную помощь в данной работе оказывают сотрудники районного краеведческого музея, центральной библиотеки, специалисты сельских администраций, работники военно-учетного стола р.п.Сосновское.
Подводя итог, можно назвать три первоочередные задачи в работе: работа над Книгой памяти, оцифровка документов и обеспечение сохранности документов преобразованных сельских поселений.
- Какими качествами должен обладать архивист? Кто Ваши помощники?
- Кроме меня в архиве трудятся два архивиста: Валентина Ивановна Верхолетова и Марина Евгеньевна Шашина. Это грамотные специалисты, знающие свою работу. А самым главным качеством сотрудника архива я считаю аккуратность, внимательность, отзывчивость и преданность своему делу.
В связи с профессиональным праздником также хочу поздравить ветеранов архивной службы, выразить благодарность за их вклад в развитие архивного дела района, пожелать им крепкого здоровья.