Сама дата связана с появлением первого в России государственного акта – Генерального регламента, или Устава, подписанного 28 февраля 1720 года Петром I (по новому исчислению этот день приходится на 10 марта). Это был общегосударственный правовой акт, определивший основы организации централизованной системы архивного дела в стране. Он ввел во всех государственных органах власти архивы и государственную должность актуариуса (архивариуса), которому надлежало "письма прилежно собирать, оным реестры чинить, листы перемечивать...". Помимо этого, "Генеральный регламент или Устав" определял порядок работы с документами и правила их дальнейшего хранения.
В настоящее время в России архивное дело, в соответствии с Конституцией Российской Федерации, находится в совместном ведении Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.
Архивы и сохраняемые ими архивные документы – неотъемлемая и важнейшая часть культурной памяти общества, культурного наследия человечества. Архивные документы – бесценное хранилище информации о прошлом, они хранят ответы на многие вопросы историков и современников – даже на те, что еще не были им заданы исследователями.
На основании имеющихся на хранении в архиве документов, выдаются архивные справки или копии документов, от которых зависит порой судьба человека: в одних случаях это дает право на получение льгот, в других – назначение пенсии, устанавливает стаж работы; также копии выданных документов помогают установить право собственности на недвижимость и земельные участки в учреждениях юстиции. Значительно увеличился интерес к ретроспективной документной информации. Возрастает интерес к истории отечества, родного села, своего рода, к событиям прошлого. Поэтому одним из ведущих направлений деятельности является использование документов архива.
Для сохранения менталитета своего народа, развития сознаний подрастающего поколения, современное общество должно постоянно работать с молодежью и пропагандировать духовно-нравственные ценности нашего народа. Архив – место соединения прошлого, настоящего и будущего. Благодаря архиву сохраняется связь времен, история развития культуры и общественной жизни. В этом заключается значение архива как источника культурно-исторической информации. Мы должны гордиться тем, что у нашего народа богатая история духовной культуры и уникальные этнокультурные традиции.
В Волжском районе существует один муниципальный архив. Архивный отдел администрации Волжского муниципального района был образован на основании постановления главы администрации Волжского района от 2 декабря 1993 года №156.
На сегодняшний день в архивном отделе хранятся 118 фондов, 18772 единицы хранения документов. Это управленческая документация источников комплектования, документы по личному составу ликвидированных предприятий, фотодокументы из истории Волжского района и другие важные документы.
В архивном отделе трудятся 2 специалиста. Рабочее время специалистов архивного отдела занято на 90% исполнением запросов. Архивисты готовят ответы на социально-правовые и тематические запросы для граждан, пенсионных фондов, судебных, правоохранительных органов и т.д. Стоит отметить, что при исполнении запросов работникам архивного отдела приходится работать в основном с рукописными текстами (лицевыми счетами и протоколами сельскохозяйственных предприятий) с плохим физическим состоянием документов. Порою с помощью лупы приходится кропотливо разбирать сделанные много лет назад записи в документах. И независимо от количества поступивших запросов, все они должны быть выполнены в установленный регламентом срок. За 2020 год в архивный отдел администрации Волжского муниципального района поступило 1976 заявлений социально-правового характера в том числе:
• 386 – непосредственно от граждан и юридических лиц;
• 55 – через МФЦ (в электронном виде);
• 748 – по межведомственному запросу;
• 760 – через VipNet (ПФ);
• 16 – по почте;
• 11 – по электронной почте.
Хочется отметить, что архивы были и остаются кладовой памяти человечества, и их роль в обществе и государстве огромна. Задача архивистов – сохранить документы и сделать так, чтобы и сегодняшний, и завтрашние дни вошли в историю.