Преимущества аутсорсинга для ЖКХ в том, что передача вспомогательных функций сторонним исполнителям дает компании возможность сосредоточиться на основных направлениях бизнеса. Для выполнения своего основного предназначения — обеспечения содержания жилого фонда в должном инженерном и санитарном состоянии — управляющей организации необходимо решать целый комплекс задач. В том числе выступать посредником между собственниками жилья и обслуживающими организациями, оказывающими коммунальные услуги; аккумулировать средства на капитальный ремонт жилого фонда; вести документацию на все объекты недвижимости, включая начисление амортизации, и т. д.
Весьма разнообразны задачи, стоящие перед ЖКХ, и с точки зрения бухгалтерии, причем многие нюансы постигаются только на практике. Например, порядок учета реализации коммунальных услуг по льготным ценам для определенных категорий граждан или проведение доначислений жителям в случае превышения фактической суммы расходов, предъявленной поставщиком услуг, над суммой, рассчитанной по нормативам. Непростым с точки зрения налогового учета представляется также отражение на счетах управляющей компании взносов на капитальный ремонт, поступающих от собственников жилых помещений. Чтобы построить эффективную систему бухгалтерского учета, имеет смысл делегировать полномочия в этом сегменте специалистам.
Независимо от рода деятельности, специализированная компания всегда более эффективна, поскольку специализация расширяет компетентность. Подтверждение тому — результат трехлетней работы расчетного центра "Эксперт-Про", который является на сегодня единственной организацией в Красноярске, оказывающей услуги комплексного аутсорсинга в сфере расчетов платы за ЖКУ и сопутствующих направлений.
— Прямая задача — свести к нулю риски наших коллег, связанные с получением санкций от надзорных органов в виде штрафов и предписаний за неверные расчеты по ЖКУ. И нам это удалось: за время работы центра ни к одному из наших клиентов не были применены штрафные санкции со стороны надзорных органов в части порядка правильности ведения расчетов, — подчеркивает Наталья Загорская, директор ООО РЦ "Эксперт-Про". — Наше сотрудничество включает разные варианты предоставления услуг — от полного комплекса финансово-расчетной деятельности до выполнения отдельных функций. Совместно с основными приемщиками платежей, в числе которых Сбербанк, "Ситипэй", Почта России, НКО "Расчетный центр", "Телекомсервис" и другие, мы реализуем проект по расщеплению платежей населения между поставщиками услуг. Кроме того, сотрудничество с центром позволяет управляющим компаниям решать множество других вопросов: мы осуществляем взаимодействие с исполнительной властью, уполномоченными и контролирующими органами, предоставляем услуги по взысканию дебиторской задолженности с лиц, не исполняющих обязанность по своевременному внесению платы за жилищно-коммунальные услуги и взносов за капитальный ремонт. Обратившись в центр, можно получить и юридическую услугу: квалифицированные юристы ответят на любые вопросы в области ЖКХ, а специалисты помогут организовать процесс возмещения субсидий в рамках целевого финансирования.
Защита и отстаивание интересов управляющей компании в правовом поле — задача именно юридической службы, однако не каждая УК готова содержать целый штат юристов. А между тем от того, насколько грамотно выстроена работа в этом направлении, во многом зависят успех компании, ее дальнейшее развитие.
— Важно внимательно проверять каждый документ, отмечая недочеты: к примеру, платежи поступили по неверным реквизитам или мастер неверно составил акт осмотра в случае возникновения неординарной ситуации у собственника жилья. Эти документы должны составляться в полном соответствии с законодательством — только тогда можно рассчитывать на успешное завершение судебного разбирательства, — отмечает заместитель генерального директора управляющей компании "Новопокровская" Ольга Кузнецова. — Для проведения этой работы на качественном уровне необходимо досконально разбираться не только в российском законодательстве, которое часто меняется, но и в том, как функционирует сложнейший организм сферы ЖКХ, а также в бухгалтерии и финансовых вопросах.
Чаще всего аутсорсинг распространяется на бизнес-процессы непрофильного характера. Однако в отдельных случаях сторонним организациям передаются и задачи, исполнение которых входит в обязанности самой управляющей компании. Это может быть уход за придомовыми территориями или уборка подъездов многоквартирных домов. В первом случае УК вправе поручить обустройство зеленых зон специалисту по ландшафтному дизайну, а в дальнейшем нанять садовника для ухода за облагороженной территорией.
В целях обеспечения чистоты общедомовых помещений — подъездов, лифтов, лестничных пролетов, УК может нанять клининговую компанию, оставив за собой контролирующую функцию. Аутсорсинг услуг клининга позволяет получить высокий результат без необходимости вникать в тонкости организации работ по уборке и техническому обслуживанию жилых зданий, покупки средств для уборки, их доставки и учета. Кроме того, полностью нивелируются проблемы, связанные с отпусками и больничными уборщиков. В клининговой компании, которой передают эти функции, есть все необходимое для выполнения работ: специалисты, оборудование и расходные материалы. Такой подход обеспечивает рациональное распределение времени, финансов и других внутренних ресурсов компании, позволяя уделять максимум сил и внимания основной деятельности.
Аналогичным образом выстраиваются отношения между управляющей компанией и охранной фирмой, которая обеспечивает безопасность жильцов многоквартирных домов и их имущества. Если собственники готовы внести эту статью в перечень расходов, УК нет необходимости нанимать охранников, обеспечивать их спецодеждой и средствами защиты, устанавливать камеры видеонаблюдения и шлагбаумы для ограждения придомовой территории, осуществлять их техническое обслуживание — всем этим займутся специалисты.
За счет передачи части профильных и непрофильных процессов внештатным сотрудникам аутсорсинг позволяет упростить решение задач, связанных с управлением персоналом. Однако в ведении УК сохраняется функция поиска, найма основного штата сотрудников и оптимизации их деятельности. При этом следует учитывать, что именно персонал является наиболее ценным ресурсом управляющей компании и одним из ключевых факторов ее развития. Поэтому организации, нацеленной на максимально эффективное использование своего кадрового ресурса, наращивание потенциала и совершенствование методов управления, имеет смысл передать этот функционал специалистам по кадровой политике. Это позволит повысить результативность работы персонала, организовать его обучение и развитие, сформировать кадровый резерв и оптимизировать затраты.
Таким образом, при условии правильного выбора специализированной организации — профессиональной и надежной, управляющая компания получает возможность оптимизировать работу структуры в целом и, как результат, повысить свою эффективность, конкурентоспособность и прибыльность.