Архивное дело не стоит на месте, появляются новые документы и новые направления работ, увеличивается число людей, обращающихся к документам Архивного фонда.
Сегодня Архивный фонд Лескенского муниципального района состоит из 36 фондов, в которых 4689 единиц хранения за период с 1944 года по 2014 годы. В том числе 1323 единиц управленческой документации, 2857 единиц по личному составу, 182 единиц научно-технической документации и 327 фотодокументов.
Перед архивом стоят три основные задачи: комплектование, обеспечение сохранности документов и их использование.
Работа по комплектованию архива начинается с составления и ведения списков источников. По состоянию на 01.01.2018 года на учете состоит 30 организаций. Основой нашей работы является формирование Архивного фонда новыми документами, которые берут свое начало в учреждениях и организациях Лескенского района - источниках комплектования. Это непрерывный процесс. Главными направлениями этой работы является контроль за постановкой делопроизводства и состоянием ведомственных архивов, содержанием документов, подлежащих хранению в муниципальный архив. Мы принимаем документы ликвидируемых и реорганизуемых предприятий. Финансовое положение большинства предприятий не позволяет проводить своевременную обработку документов, что затягивает сроки ведомственного хранения документов и создает угрозу их сохранности.
На данный момент обанкротившихся сельскохозяйственных предприятий в районе 7 (совхоз "Урухский", совхоз "Батехский", совхоз "Лескенский", колхоз им. Кирова, колхоз им. Крупской, колхоз им. Ленина, колхоз им. Тарчокова). На грани банкротства находится одно хозяйство - колхоз "Победа", реорганизованный в АОРНП "Ташлы-Тала".
В основном с нами сотрудничают конкурсные управляющие ликвидированных организаций, т.к. прежде чем закрыть дело о ликвидации той или иной организации, они обязаны представить в суд справку о передаче документов ликвидированной организации в соответствующее архивное учреждение. Но кроме этого имеются ликвидированные предприятия о существовании которых мы не знаем.
Наша задача, преодолевая нежелание отдельных руководителей следить за состоянием делопроизводства и архивов в учреждениях списка №1 - источников комплектования архива, несмотря на отсутствие финансовых средств у фондообразователей за упорядочение документов в организациях, не выходя за рамки своей компетенции, усилить контроль за обеспечением сохранности документов и своевременной передаче их в архив.
Сохранность документального наследия прошлого - один из признаков развитой цивилизации. Сохранить документы - сложная проблема. Сложность заключается в том, что никто и никогда не создавал документы специально для вечного хранения. Старение документов в архивных условиях протекает, чаще всего, как смешанный процесс при одновременном действии нескольких факторов: света, влажности, биологических вредителей, резких изменений условий среды и т.п. Для обеспечения сохранности документов руководство администрации установило вентиляционную систему, пожарную и охранную сигнализации в архивохранилище. Работники архива ведут топографирование, обеспечивают установленный порядок выдачи дел, регулярно проводят проверку их наличия и состояния, следят за их физикохимической безопасностью. В целях определения количества документов и контроля за их наличием ведутся книги учета поступлений и выбытий документов, списки фондов, описи документов, реестры описей, паспорта архивов и архивохранилища, сведения об изменении в составе и объеме фондов.
В решении своих задач отдел архивной службы местной администрации Лескенского муниципального района находит поддержку и понимание со стороны Архивной службы КБР и руководства местной администрации. Оказывают помощь в разрешении имеющихся проблем и позволяют создавать базу для плодотворного и качественного выполнения архивистами своих задач.
М.Блиева, начальник отдела
архивной службы местной
администрации Лескенского
муниципального района