Каждый год, в третью пятницу сентября, в России отмечается праздник - День секретаря. Людей этой профессии трудно назвать обслуживающим персоналом, поскольку они профессионалы своего дела, прекрасно владеющие полной информацией об организации, и умело координирующие выполнение приказов начальства.
Умение общаться с людьми
Профессий есть много важных и нужных. Работа секретаря-делопроизводителя на первый взгляд кажется совсем несложной - сиди себе в приемной, регистрируй бумажки, раскладывай их по папочкам. Но каждый руководитель ценит комфорт рабочего места и порядок в документации, поэтому именно секретарь, отвечая на звонки, принимая по записи посетителей, быстро реагируя на непредвиденные ситуации, делает рабочий день шефа спокойным и продуктивным.
Чем на самом деле занимается секретарь, и какие дела производит, мы решили узнать из первых уст - у секретаря приемной главы администрации района Галины Алексеевны Мюльгаузен. Об интервью мы договорились заранее, так как будучи по натуре скромным человеком, она долгое время не соглашалась на него и сильно переживала по этому поводу. Придя на встречу, мы сразу поняли – здесь работает очень аккуратный человек - папки с документами расставлены по своим местам, каждая ячейка подписана, все идеально и на столе. Казалось, что в этом кабинете, при желании, нужный документ можно найти и с закрытыми глазами.
- В 94-м году я с семьей переехала в Бирилюсский район, - рассказывает наша героиня, - сразу найти работу не смогла, поэтому встала на биржу. Буквально через четыре месяца меня пригласили в администрацию и предложили должность секретаря. Работа, мне очень понравилась и я уже не думала ни о какой другой.
Конечно, основы секретарского дела можно освоить за короткий срок, но настоящее мастерство приходит с годами. Рабочий день Галины Алексеевны начинается с 8 часов утра - она просматривает все ли в порядке документы, а потом по нарастающей - звонки, прием распоряжений и приказов, регистрация исходящей документации, разговор с посетителями, и очень-очень много однообразной работы изо дня в день. Требуется много усилий, чтобы оставаться энергичным, внимательным и спокойным человеком при таком графике. Но именно Галина Алексеевна обладает всеми этими качествами, она терпелива, доброжелательна и отлично знает каждый нюанс своей работы. Женщина радушно встречает посетителей, прекрасно понимая, что именно она - лицо администрации, и как она встретит "информацию", будь то звонок, документ или гость, то такое мнение и сложится о коллективе в целом.
Призвание
- По пятницам, с 10 до 12 часов у нас проводится прием граждан по личным вопросам, - продолжает Галина Алексеевна. – Они обращаются к главе района, его заместителю лично или в телефонном режиме. Бывают случаи, когда на прием приходят люди пожилого возраста, и от волнения им становится плохо. И вот здесь без внимания, сочувствия и особого подхода нам не обойтись. Я стараюсь успокоить, выслушать человека и понять с чем он пришел, водички наливаю или предлагаю капли корвалола. Смотришь, посетителю становится лучше и мне на душе делается светлее, что я помогла, чем смогла. Кроме этого в приемную обращаются и в будние дни - это жители отдаленных сел и деревень. Глава района, несмотря на занятость, обязательно всех принимает. Раньше было очень много обращений граждан, касающихся выплат детских пособий, а сейчас многих волнуют жилищные вопросы. Были и такие посетители, которые выводили из равновесия, в этом случае нам уже приходилось пить водичку и успокаиваться.
Пока мы беседовали с Галиной Алексеевной, ей приходилось несколько раз переключаться с разговора на свою работу – срочно зарегистрировать распоряжения, ответить на вопросы, уточнить, кто является председателем такой-то комиссии. Но мы поразились еще одному качеству Галины Алексеевны, она знает не только имена и отчества всех руководителей организаций и глав поселений, но ей не нужен телефонный справочник, все необходимые номера она знает наизусть.
- Моя работа это, наверное, мое призвание, - признается Галина Алексеевна, - самое главное иметь спокойствие и хорошее отношение к людям. А еще надо быть очень аккуратным и пунктуальным, делать все правильно и вовремя. "Бумажная работа", как ее называют, не терпит суеты, но и медлить, откладывать на потом ее тоже нельзя. Когда я, 22 года назад пришла в приемную, то заместителем главы был Михаил Михайлович Сметанников. Он как человек открытый и доброжелательный, во многом мне помог – подсказывал, знакомил с людьми района. Вообще мне по жизни везло, со всеми руководителями я находила общий язык, и никогда не было такого, что кто-то обижал меня или высказывал плохое слово. Особых планов на будущее я не строю, но меня радует в жизни абсолютно все, что связано с семьей и моими детьми.
Татьяна КЕВБРИНА
(АП)