Наша беседа о его функциях и работе в настоящее время началась с исторического экскурса. Ведь в июне государственная архивная служба России отпразднует свое столетие.
- Районный архив ведет начало с 1935 года. С его открытием председателей сельских Советов и правлений колхозов обязали сдать все архивные документы прошлых лет по 1932 год и принять меры по обеспечению сохранности оставшихся на местах материалов. Также по имеющимся в архивном секторе документам можно проследить, что он был при райисполкоме. Первым его заведующим назначили В.Г. Крюкову. Наиболее продолжительный отрезок времени (с 1968 по 1998 год) его возглавляла Александра Ивановна Посеева. За эти годы архив пережил не один переезд. Но благодаря ее усилиям все документы сохранены.
А в 1997 году районный госархив преобразован в архивный отдел администрации Сокольского района, став муниципальным учреждением. В 2011 году он переименован в архивный сектор.
- Валентина Николаевна, расскажите о показателях работы архива.
- Сегодня в составе архивных документов числится 328 фондов. Из них 317 - управленческой документации, 11 - документов по личному составу, которые используются для исполнения социально-правовых запросов граждан. Объем документов на бумажных носителях составляет почти 50 тысяч единиц. Все они внесены в соответствующие описи.
- Часто ли граждане обращаются в архивный сектор?
- За 2017 год в архивный сектор поступил 1471 запрос, из них по документам архива исполнено 1463, в том числе 1350 с положительным результатом. Наибольшую часть составили запросы о подтверждении трудового стажа и заработной плате, о выдаче копий документов, подтверждающих право на владение землей. Напомню, что за муниципальной услугой по выдаче копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей на территории городского округа Сокольский, можно обращаться не только в архивный сектор, но и в МФЦ. Люди по старинке идут к нам, и мы никому не отказываем. И даже в те дни, когда нет приема, никого не оставляем без внимания. Понимаем, как важно собрать необходимые документы в короткие сроки. Увеличивается и количество запросов, поступающих в электронном виде. В этом году их было около 100.
- Как обеспечивается сохранность документов?
- Проведение мероприятий по созданию нормативных условий хранения документов и обеспечению их сохранности - одна из основных наших задач. Архив располагается в приспособленном помещении, поэтому у нас имеются два архивохранилища – одно на первом этаже здания, другое на втором, рядом с кабинетом для приема заявителей. Они изолированы металлическими дверями, оборудованы противопожарной и охранной сигнализацией, естественной и принудительной вентиляцией. Все документы закартонированы и размещены на металлических стеллажах. Однако степень загруженности архивохранилища слишком велика, его общая площадь составляет всего порядка 87 кв. м. А этого недостаточно. Поэтому мы обратились в администрацию округа о выделении дополнительного помещения для данных целей. Вопрос находится на рассмотрении.
- Валентина Николаевна, сохраняются ли документы ликвидированных организаций?
- Это тоже один из наиболее важных для нас вопросов. Ведь мы сохраняем документы, чтобы потом их использовать. В 2017 году, например, в архив поступили документы по ликвидированному учреждению - Дому-интернату. Они будут использованы для исполнения социально-правовых запросов граждан. А вот документы из ликвидированных не так давно школ и дошкольных учреждений пока поступили не полностью. Они находятся на хранении у правопреемников. Все же сейчас работодатели стали более дисциплинированы в этих вопросах. В 90-е годы, когда одно за другим реорганизовывались старые и открывались новые предприятия, порядка было меньше. Многим жителям Пелегова, работавшим некогда в разделившемся на ООО "Вилежское" и "Пелеговское" сельхозпредприятиях, мы сегодня не можем представить сведения о стаже и заработной плате, так как в архив в свое время документы переданы не в полном объеме. Поэтому для сохранности документов стараемся тесно взаимодействовать с руководителями предприятий.
- Какие задачи стоят сегодня перед вашим коллективом?
- В штате два сотрудника – заведующий и архивист. Эту должность исполняет Ирина Новожилова. Она трудится здесь сравнительно недавно, но благодаря коммуникабельности и ответственности добивается качественного результата в работе.
Своей основной задачей мы считаем сохранность архивного фонда района и использование его в интересах людей и государства.