В нашем районе осуществляет свою деятельность по хранению документов как личного происхождения, так и по основной деятельности сектор по делам архивов Александрово-Гайского муниципального района, одной из главных задач которого является приём, учёт, комплектование, сохранность и использование документов организаций нашего района, которые являются источниками комплектования архива. На сегодняшний день в списке источников комплектования 35 организаций, которые раз в пять лет сдают на хранение документы постоянного и долговременного срока хранения, сформировавшиеся в ходе деятельности. Однократно, к концу каждого года, все 35 организаций предоставляют в муниципальный архив информацию, так называемый "паспорт архива", в котором содержится информация об управленческой документации, формирующейся и хранящейся в ведомственных архивах за текущие 5 лет: количество документов как постоянного, так и долговременного хранения, занимаемая документами площадь, наличие архивохранилищ, наличие и протяжённость стеллажей, шкафов, на которых эти документы хранятся, соблюдение температурно-влажностного режима и т.д.. На основании данных, поступивших от организаций и учреждений в архив, проводится их анализ, а затем информация в виде отчёта, передаётся в управление по делам архивов г. Саратова, откуда данные со всей области суммируются и поступают в Архивный фонд РФ.
На сегодняшний день работники архива ведут активную работу со специалистами отделов кадров, делопроизводителями по порядку сдачи документов в архив. Растет объем принимаемых документов, повышается требовательность к их оформлению, созданию необходимого научно-справочного аппарата, упорядочению документов. А упорядочение документов производится на основании утверждённых номенклатур дел, которые, кстати, утверждаются каждый год в последних числах декабря заведующей архивом и руководителями организаций и учреждений тех 35 организаций, которые сдают документы в архив. Проблемы при сдаче документов, как правило, возникают в тех случаях, когда по номенклатуре дело есть, а фактически в наличии его нет. Оно или "просто" не велось, либо "я там раньше не работала и где что, спустя 5 лет, я не знаю". Поэтому необходимо сдавать полный комплекс документов, указанных в номенклатуре дел. Если дело не ведётся – его не должно быть и в номенклатуре. Ведь спустя несколько лет сами руководители или те же делопроизводители, или секретари, которые вели в своё время эти документы, приходят в архив за необходимой информацией, касающейся их лично, будь то это справка о стаже работы или архивная выписка по факту проживания, а необходимой и нужной информации не оказывается, или информация искажена и неправильно, неразборчиво, сокращённо, а то и вовсе с ошибками написана…
Не менее важной задачей сектора по делам архивов является исполнение социально-правовых запросов: т.е. здесь работа заключается в выдаче людям справок о подтверждении стажа, о заработной плате, приказах. Часто дата заполнения трудовой книжки не совпадает с датой издания приказа и с архивными документами. Мы выдаём только ту информацию, которая хранится в архиве, что-либо изменять мы не имеем права. В последнее время участились случаи, когда архив привлекают на заседания райсуда, для установления юридических фактов.
Еще одной из главных задач архива является реализация прав граждан на получение архивной информации. Люди пишут не только с территории России, но и из стран ближнего и дальнего зарубежья, это те люди, кто хоть один день своей трудовой деятельности отдали на развитие и процветание нашего района. Задача архивариуса помочь в получении той или иной интересующей их информации. Но сложность в поиске данных существует тогда, когда документы на хранение поступили не в полном объеме, или вовсе не поступили, отсутствует научно-справочный аппарат. Особенностью последнего времени можно считать повышенный интерес простых граждан к изучению документов о своей родословной, идут запросы и просьбы о помощи воссоздании генеалогического древа. В этом случае источниками являются имеющиеся на хранении похозяйственные книги.
С каждым годом увеличивается количество обращений в архив, растёт объем справочной работы. За первый квартал текущего года нашим архивом было выдано 345 справок социально-правового характера и 67 тематических. Всего архивной информацией в читальном зале архива за 6 месяцев текущего года воспользовались 61 человек. Им было выдано 484 дела. Срок исполнения запросов зависит от сложности поиска и составляет от одного дня до одного месяца. Содержание запрашиваемой информации часто определяется нововведениями в законодательстве и охватывает широкий спектр сведений: от подтверждения трудового стажа, факта награждения, размера заработной платы до установления продолжительности отпуска и периода нетрудоспособности. Предоставленные архивом справки помогают решать жизненно важные для граждан и организаций вопросы: пенсионное обеспечение, подготовка к государственной регистрации недвижимости, подтверждение прав собственности на земельные участки и др.
Сейчас трудно представить рабочее место любого человека без компьютера. Каждый год повсюду внедряются новые технологии, программные обеспечения, требования. Наш муниципальный архив и в этой ситуации ничуть не отстаёт. Мы осуществляем электронный документооборот со всеми пенсионными фондами Саратовской области, что значительно сокращает время пересылки архивных справок, копий, выписок. Кроме этого, при помощи четвёртой версии компьютерной программы "Архивный фонд" мы переносим документы с бумажных носителей в электронную форму. Заполняются обязательные поля программы, куда вносятся данные о каждой организации, находящейся на хранении: название, историческая справка, годы существования, название каждого дела, находящегося в связках на полках архивохранилища, количество листов в деле, физическое состояние и мн.др.
Современная жизнь вносит с годами наработанную практику архивной работы свои коррективы. Работники архива ведут незаметную для посторонних глаз, но очень важную ежедневную нелёгкую работу по подшивке, описанию документов, формированию научно-справочного аппарата, согласованию номенклатур, исполнению запросов. Работа архивиста требует большой любви, кропотливого труда. Работники архива каждодневно имеют дело с прошлым, просматривая сотни дел, листая сотни страниц, разбирая разные почерки и шрифты, находят только то, что надо, понимая, что в истории были разные ситуации, разные времена. Изучать свой край, село, деятельность конкретного человека – это значит изучать историю малой родины и в целом страны. И поэтому каждый рабочий день для нас начинается приемом граждан, который осуществляется до обеда, вторая половина дня посвящена работе с документами, хорошо понимая лежащую на нас ответственность и достойно исполняя свои обязанности. Очень радуемся за тех, кому хоть чуть-чуть прибавили пенсию или нашли нужный документ для регистрации недвижимости.
В заключение хочу обратиться к вам, уважаемые руководители, с просьбой уделить самое серьезное внимание вопросу ведения делопроизводства и сохранности документов как по личному составу, так и по основной деятельности в ваших организациях, предприятиях, учреждениях. Ведь за этими документами судьбы сотен совсем молодых или уже в возрасте людей, работавших и продолжающих работать в ваших организациях.