Сохранить документальную информацию о прошлом для вечности - миссия архивов как одного из важнейших средоточий памяти народа.
Оршанский архив создан в декабре 1924 года вслед за созданием района. Сегодня архивный отдел располагается в центре поселка в приспособленном для архива здании. Техническая укрепленность, пожарная безопасность здания, параметры микроклимата в помещениях полностью соответствуют нормам хранения документов.
Двенадцатый год успешно руководит архивным отделом Любовь Николаевна Козлова. В марте в архивном отделе появился специалист по документам личного состава Лидия Михайловна Волкова.
- Архивный отдел является структурным подразделением администрации Оршанского муниципального района, созданным для выполнения полномочий органов местного самоуправления в области архивного дела на территории района, - рассказывает Л.Н. Козлова.
Основные задачи отдела - собрать, сберечь и донести до жителей района все богатство, заложенное в документах. Без преувеличения можно сказать, что архив является гарантом социально-правовых интересов граждан.
На 1 января 2020 года в Оршанском архиве в 210 фондах имеется 24 846 единиц хранения. Крайние даты документов 1923 - 2017 годы. Источниками комплектования архивного фонда являются организации и учреждения района. В процессе паспортизации ведомственных архивов прогнозируется объем поступления документов в районный архив. В организациях-источниках комплектования в год образуется документов постоянного хранения 233 единицы, по личному составу 123 единицы. На 1 декабря 2019 года в ведомственных архивах хранится 631 документ постоянного хранения, 10 791 документ по личному составу.
65 фондов заняты документами организаций и предприятий сельскохозяйственного направления. Большая часть документов отражает материальную и духовную жизнь села, условия развития сельских территорий, документы ликвидированных сельскохозпредприятии. Сегодня сельские жители имеют возможность подтвердить зарплату и стаж работы, тем самым защитить свой социальный статус работника сельскохозяйственных предприятий и получить льготы для выхода на пенсию.
В архивный отдел запросы приходят разными способами. Чаще граждане обращаются лично. Кроме того, запросы отправляются письмами – бумажными и электронными, а также через МФЦ, Единый портал государственных и муниципальных услуг и др. Ежегодно архивом выдаются тысячи различных архивных справок, выписок, копий.
С марта 2020 года запросы Пенсионного фонда выполняются по защищенному каналу, что очень быстро и удобно.
Приходят запросы и из других стран, например, Украины, Казахстана по уточнению данных места работы, жительства кого-то из родственников, когда-то проживавших на территории Оршанского района.
Также в архив обращаются с исследовательской целью архивисты-краеведы. В читальном зале архивного отдела всегда кто-то есть. Ежегодно для работы в читальном зале выдаются до 100 единиц хранения документов. Архивистов интересует история организаций, деревень, судьба родственников.
Архив имеет коллекции документов об участниках Великой Отечественной войны, тружениках тыла, участниках Афганской войны. Сбор материалов продолжается. К 75-летию Великой Победы коллекция об участниках войны пополнилась на 50 единиц хранения.
За годы существования архивом накоплен бога¬тый опыт по комплектованию, со¬хранности, учету и использованию документов. Популяризируя их, архивный отдел активно сотрудничает со средства¬ми массовой информации, проводит историко-документальные выстав¬ки, экскурсии, открытые уроки для школьников, участвует в различных районных и республиканских мероприятиях.
Традиции Оршанского архива гармонично дополняют инновации, связанные с компьютеризацией, переводом документов в электронный оборот. Сейчас в архиве прорабатывается вопрос о дистанционном доступе читателей к архивным фондам.
Благодаря усилиям нескольких поколений архивистов был создан тот информационный потенциал, который сегодня позволяет изучать историю становления и развития Оршанского района, его учреждений и общественных институтов, жизнь и судьбу многих поколений нашего края.