"Без архивного документа нет истории государства и народа, нет нации", – писал советский историк, профессор, академик Нечкин.

Еще в 1720 году Петр I подписал первый в России государственный акт – "Генеральный регламент или Устав", в котором определил круг обязанностей архивариуса: "письма собирать, оным реестр чинить, листы перемечивать…".

Но сегодня архив не просто место хранения первоисточников. Архивы поддерживают связь времен, отражают материальную и духовную жизнь общества, имеют важнейшее историческое, научное, социальное, политическое, экономическое и культурное значение. Сохранение архивных документов способствует формированию правового государства, укреплению демократии и национальной безопасности страны.

Хранение документов –

это необходимость

Требованиями главного архивного закона (см. Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" с изменениями от 4 октября 2014 года), который носит межотраслевой характер, повязаны все организации независимо от формы собственности. И поскольку ни одно юридически значимое действие не происходит без создания документов (включая электронные), под действие закона попадают все.

Коробки и мешки, покачнувшиеся стеллажи и калейдоскоп папок на столе – привычное "украшение" офиса. Безликое? Отнюдь. Архив остается аморфной массой только до тех пор, пока вы не возьмете в руки архивные законы и настольное пособие каждого архивиста – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Каждому виду документов отпущен свой срок архивной жизни. Табели учета рабочего времени – 1 год, регистры бухгалтерского учета – 5 лет, личные карточки работников – 75 лет и т. д. (согласно Перечню 2019 года). "Личность" архива поистине масштабна! И для компании возраст каждого документа имеет значение. Если поспешить с уничтожением некоторых бумаг, то встречать трудовую, налоговую и архивную проверки придется с пустыми руками. А значит, и получить штрафы.

Служба, нужная всем

От слова "архив" веет старостью и неизведанностью. Вряд ли кто из молодых задумывается о том, что такое архив? Возможно, владеет минимумом знаний о хранении архивных документов тот, кто является участником школьного музейного объединения или объединения школьников –любителей истории. В текущей работе архив ближе к людям пожилым, особенно к тем, кто достигает пенсионного возраста, или к тем, кто неожиданно получил наследство и занимается его оформлением, или кто-то решил воссоздать генеалогическое древо своего рода. Именно у таких людей порой возникает необходимость в архивных документах. И в этот период человек может в полной мере оценить деятельность архивных отделов. По данным сектора формирования архивных фондов Вачского района, в нём хранится около 30000 единиц хранения от 142 организаций Вачского района. Самые ранние документы в фонде 1923 года (протоколы заседаний Казаковского волисполкома), а это почти 100 лет! И от этого эти материалы становятся всё интереснее и ценнее. Большой интерес представляют и личные архивные документы наших краеведов и исследователей: М.И.Морозова, Т.И.Кондратьевой, поэтессы Л.К.Поршиной, чьи стихи вошли в песни о нашем родном крае. Эти материалы играют важную роль в формировании исторического наследия Вачского района для наших потомков. А это значит, что все руководители различных структур должны понимать серьезность архивной работы, назначая ответственных за данное направление, руководствоваться требованиями компетентности, ответственности и внимательности.

В отличие от государственных органов и органов местного самоуправления, где создание и поддержание архивного отдела является обязательным, архивный закон закрепляет за коммерческими организациями право выбора. Быть или не быть архиву решает руководство компании. Однако вместе с этим закон требует обеспечить сохранность архивных документов. На практике это означает, что архив (или архивохранилище) нужно не только иметь. Важно также знать, как им управлять на постоянной основе. Только в этом случае можно рассчитывать на то, что в будущем документы станут верным другом компании, а не ее тайным врагом.

Обязанность хранить архивные документы не только косвенно вытекает из положений архивного закона, но и прямо следует из требований отдельных нормативных актов. На уровне отраслевого законодательства (например, бухгалтерского или кадрового дела) и законов, регламентирующих коммерческую деятельность (об акционерных обществах и обществах с ограниченной ответственностью), хранение архивных документов обязательно и столь же неизбежно, как ведение бухучета или составление устава фирмы. Это относится не только к организациям, но и к гражданам, ведущим предпринимательскую деятельность (ИП).

Сотрудники Вачского архива ежегодно проводят работу с 40 организациями (26 – муниципальных, 5 – федеральных, 5– областных, 6 – частных) по согласованию описей документов, в полном их объеме и приему на хранение. В ходе этого взаимодействия все понимают, что архив – это серьезно!